Datenschutz

Besondere Informationen für Bewerberinnen und Bewerber

Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten nach Artikel (Art.) 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:

actimonda krankenkasse
Team Personalservice
Hüttenstr. 1
52068 Aachen

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

actimonda krankenkasse
Harald Lavric
Hüttenstr. 1
52068 Aachen

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum auf unserer Internetseite.

2. Welche persönlichen Daten werden durch uns mit welcher Herkunft verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung oder Agentur für Arbeit) zulässigerweise erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlichen Quellen (wie z. Bsp. Melde- oder Vereinsregister, Presse, Telefonauskunft, Internet oder andere Medien) zulässigerweise gewonnen haben, soweit dies erforderlich ist und wir nach gesetzlichen Vorgaben diese Daten verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere:

  • Ihre Stammdaten:
    z. B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Geburtsort, Titel, Staatsangehörigkeit
  • Kontaktdaten:
  • private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten
  • weitere Daten zur Bewerbung:
    z. B. Skill-Daten, Arbeitszeugnisse, Praktikumsbescheinigungen, Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen
  • Informationen über Sie im Internet oder in sozialen Netzwerken

2.1. Zwecke zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung (Durchführung des Bewerbungsverfahrens) und in diesem Zusammenhang insbesondere für folgende Zwecke:

  • Prüfung und Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle bzw. allgemein für unser Unternehmen
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung im gesetzlich zulässigen Umfang
  • Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten
  • Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung
  • Berichtswesen
  • In- und externe Kommunikation
  • Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
  • Vertragsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen)
  • Ggf. Erstellung von Arbeitsverträgen
  • Ggf. Abrechnung von Reisekosten (Buchhaltung)
  • Berechtigungs- und Ausweisverwaltung
  • Kostenerfassung und Controlling
  • Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen (z. Bsp. Kantinenessen)
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und der allgemeinen Sicherheit (u.a. Gebäude- und Anlagensicherheit)
  • Ggf. Videoüberwachung zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung und zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten
  • Kontrolle durch Aufsichtsgremien und Kontrollinstanzen (z. Bsp. Revision)

2.2. Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)

Wenn es erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des (Vor-)Vertrags hinaus um berechtigte Interessen unserseits oder Dritter zu wahren. Die Verarbeitung Ihrer Daten findet nur insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Hierzu zählen insbesondere:

  • Maßnahmen zur Weiterentwicklung bestehender Systeme, Prozesse und Dienstleistungen
  • Abgleich mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten soweit über die gesetzlichen Verpflichtun-gen hinausgehend
  • Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich
  • Benchmarking
  • Entwicklung von Scoring-Systemen oder automatisierten Entscheidungsprozessen
  • Gebäude- und Anlagensicherheit (z. Bsp. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeine Sorgfaltspflichten hinausgehend
  • In- und externe Untersuchungen
  • Sicherheitsüberprüfungen

2.3. Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z. Bsp. die Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spätere Vakanzen) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und Konsequenzen eines Widerrufs oder der Verweigerung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.4. Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1e DSGVO)

Wie jedes andere Unternehmen unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. Bsp. Sozial-, Steuer- oder Schwerbehindertengesetzgesetz), aber auch aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z. Bsp. Bundesversicherungsamt oder Berufsgenossenschaften). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf.:

  • Identitäts- und Altersprüfung
  • Betrugs- und Geldwäscheprävention
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Gewährleistung der Arbeitssicherheit
  • Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes sowie der Datensicherheit
  • Prüfungen durch Finanzämter, Wirtschaftsprüfer und andere Behörden
  • Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen oder gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Verarbeitung?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung, im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Dies schließt auch einen in Aussicht stehenden Vertragsabschluss ein (vorvertragliches Rechtsverhältnis).

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Nicht-Einstellung nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht und die Originalunterlagen (sofern in Papierform eingereicht) zurückgegeben.

Für den Fall, dass wir Ihre Daten für spätere Vakanzen in unseren Bewerber-Pool übernehmen möchten, werden wir vor einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten Ihr Einverständnis einholen. Die Löschung erfolgt nach Ablauf von einem Jahr, sofern Ihre Einverständniserklärung nicht verlängert wird.

Sollten es im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu einer Einstellung kommen, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die bis zu 10 Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung oder des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus betragen können.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2.2 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse unseres Hauses erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z. Bsp. dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Vertragsbeziehung für eine mit den Zwecken vereinbarte Dauer Ihre Daten speichern und ggf. in beschränktem Umfang nutzen. Grundsätzlich tritt in diesen Fällen an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung. Mit anderen Worten, die Daten werden gegen die sonst übliche Nutzung mit entsprechenden Maßnahmen gesperrt.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass Ihre Daten den von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards unterliegen, um Ihre Daten angemessen zu schützen.

Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Kenntnis Ihrer Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Dies können sein: Führungskräfte und Fachverantwortliche, die an der Stellenbesetzung mitwirken, Buchhaltung, betriebsärztlicher Dienst, Arbeitssicherheit, Personalrat, ggf. Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung. Sie benötigen die Kenntnis Ihrer Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und/oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich:

  • Zu Zwecken, bei denen wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung und Weitergabe von Daten verpflichtet (z. Bsp. Finanzbehörden) oder berechtigt sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2.4)
  • Soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. Bsp. externe Rechenzentren, Druckereien, Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Post, Logistik)
  • Aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses Dritten für im Rahmen der unter Ziffer 2.2 genannten Zwecke (z. Bsp. an Behörden, Auskunfteien, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, Kontrollinstanzen)
  • Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben, sofern wir Sie darüber nicht gesondert informieren. Im Übrigen dürfen die Empfänger Ihre Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

7. Ihre Rechte als „Betroffene/r“

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Das Auskunftsrecht erstreckt sich auf die jeweiligen Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, die Empfänger, an die die Daten weitergegeben werden oder worden sind, die geplante Dauer der Speicherung, die Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden und das Vorliegen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Ferner haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunfts- und Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben angegebene Adresse der verantwortlichen Stelle oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden. Bei Anträgen, die nicht schriftlich erfolgen, bitten wir um Verständnis, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

8. In welchem Umfang müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen?

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungs- und Auswahlprozess weiter auszuführen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden wir Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informieren.

9. Besteht eine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gem. Art. 22 DSGVO ein. Sofern wir im Verlaufe Ihres Bewerbungsverfahrens zukünftig ein solches Verfahren doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Voraussetzung ist allerdings, dass für Ihren Widerspruch Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Bewerbung können Sie natürlich jederzeit zurückziehen.

2. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung zu nutzen. Trotzdem müssen wir Sie darüber informieren, dass Sie jederzeit das Recht haben, Widerspruch gegen Werbung einzulegen; dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Sie können den Widerruf formfrei an folgende Stelle richten:

actimonda krankenkasse
Team Personalservice
Hüttenstr. 1
52068 Aachen